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Revista electrónica de la Federación Global de Profesiones

#29, julio 2025

2.3. Aplicar los procedimientos y protocolos documentados

Mediante la documentación generada, se aplicó una capacitación general sobre el procedimiento a
los vendedores. No obstante, se aplicó un enfoque más riguroso en materia de procesos al vendedor
1, el cual mostro un menor desempeño y menores índices de capacidad. Por otro lado, se llevó a
cabo un enfoque menos riguroso al vendedor 2 y aún menos riguroso al tercer vendedor, quien
mostró un mejor desempeño. Este último, fue tomado como referencia para la etapa 10 de acomodo
y limpieza, del procedimiento propuesto para el mejoramiento del área de ventas.

3. Etapa final
3.1 Identificar áreas de mejora y no conformidades

A pesar de que ya se contaba con un proceso definido por la organización, este no estaba
secuenciado de una forma óptima, así como, no se tenia un registro o documento de respaldo del
mismo. Con la propuesta presentada en el diagrama (véase la figura 6) pudo ser definida una
secuenciación lógica y funcional para el área de ventas, la cual está alineada a las necesidades de
todas las partes interesadas.

Con un enfoque principalmente en las etapas desarrolladas por el personal del área de ventas, que
comprenden las etapas de la 4 a la 14 del procedimiento, se propusieron mejoras que se encuentran
dentro de las etapas principales a modo de prevenir las devoluciones. En particular se destaca la
incorporación de la etapa 5, correspondiente al transporte del producto y congelador, la cual
contempla la verificación de las condiciones físicas del producto antes de salir a ruta. Además, en
la etapa 10 se propuso el protocolo para el manejo y limpieza del producto a modo de evitar errores
humanos que incurran en alguna devolución. Finalmente, se asegura que el surtido del producto
nuevo sea entregado en optimas condiciones como es desarrollado en la etapa 13.

La omisión de alguna etapa del procedimiento se contempló como una no conformidad, la cual se
verá reflejada en las evaluaciones periódicas de la implementación del procedimiento las cuales se
registran en el formato (véase la figura 7).

Tipo de documento: Formato
Fecha:
FORMATO DE NO CONFORMIDAD DE Versión: 21/05/2025
1.0
PROCEDIMIENTO DE VENTAS Área Responsable: Calidad
Autorizó: Dirección
Clave: FCA-002
Etapa Actividades Responsable Cumple
Si No
2 2. Introducción comercial y negociación. Transportes/Ventas
Si No
3 3. Decisión: ¿Se aprueba la cotización? Cliente
Responsable de Si No
4 4. Fecha de entrega.
ventas.
Si No
5 5. Transporte de producto y congelador. Transportes/Ventas
Si No
6 6. Recepción de producto y congelador. Cliente
Si No
7 7. Agenda de visita Transportes/Ventas
Si No
8 8. Transporte de nuevo producto Transportes/Ventas
Si No
9 9. Inspección visual Transportes/Ventas
Si No
10 10. Limpieza y acomodo de producto. Transportes/Ventas
Si No
11 11. Cálculo del stock mínimo. Transportes/Ventas
Si No
12 12. Generar el pedido. Transportes/Ventas
Si No
13 13. Llenado de congelador con producto. Transportes/Ventas
Si No

14 14. Decisión: ¿Es correcto el pedido? Transportes/Ventas
Figura 7 Formato de evaluación de las no conformidades
Fuente: Datos propios, 2025

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